Past een formule met zakelijke factuurklanten bij jouw eerste maanden?

Volg een opdracht van papier tot betaling

In een denkbeeldig servicebedrijf bestelt een klant nieuwe aanduidingen voor drie werkruimten. De ondernemer bestelt materiaal, voert het werk uit en levert een overzicht van de uitgevoerde taak op. De inkoper wil dat er een intern ordernummer op de factuur staat. De vestiging kan de factuur pas zonder correctieverzoek indienen als dat nummer bekend is. De tijd tussen eerste bestelling en betaling bestaat dus uit meer dan de genoemde betalingstermijn.

Onderzoek wie de gegevens aan de voorkant verzamelt. Krijgt de lokale ondernemer via de formule een volledig voorbereid orderdossier of moet hij zelf de contactpersoon en het inkoopnummer achterhalen? En wie heeft toegang tot de bevestiging dat het werk is afgerond? Als verschillende partijen elke stap beheren, wil je weten waar iemand ziet dat een opdracht klaar is voor de volgende stap.

Een snelle uitvoering is nog geen snelle ontvangst

Stel dat de ondernemer op maandag het materiaal koopt en vrijdag kan leveren. Als het interne nummer pas twee weken later komt, is de praktische wachttijd al opgelopen voordat de klant een correcte factuur ontvangt. Maak een tijdlijn met een realistisch eerste tijdstip en met één vertraagd scenario. Daarop zet je uitsluitend uitgaven en ontvangsten die werkelijk op die momenten plaatsvinden. Winst en geld op de bank zijn verschillende vragen.

Bij een franchise kan een centrale partij betalingen verzorgen of doorgeven. Vraag in dat geval hoe de afrekening van een ontvangen betaling naar de lokale vestiging verloopt. Controleer ook welke partij de klant aanspreekt bij een ontbrekend akkoord. Stel hierbij geen algemene aannames over termijnen of juridische verplichtingen. Daarvoor heb je de actuele voorwaarden, het soort opdrachtgever en waar nodig deskundig advies nodig.

Bepaal of jij het opvolgwerk wilt dragen

Een vast ritme van controleren en nabellen kan prettig zijn als je graag overzicht houdt. Het kan minder passen wanneer je hoofdzakelijk buiten bij klanten wilt werken en niemand de administratie overneemt. Vraag bij een bestaande vestiging welke open posten de ondernemer op een gewone werkweek zelf beoordeelt en wat de formule of boekhouder daadwerkelijk ondersteunt.

Neem de tijdlijn mee naar een vrijblijvend gesprek. De formule kan het proces concreet maken en je financieel adviseur kan de gevolgen voor jouw complete liquiditeitsplanning onderzoeken. Zo gaat de keuze voor zakelijke klanten over het vak, de relatie en de uitgaven die je vóór de eerste ontvangst werkelijk moet kunnen dragen.

Vragen voor het vervolg

• Wanneer is de opdracht ver genoeg om een factuur te kunnen sturen?
• Wie volgt openstaande betalingen op en wie draagt de gevolgen van vertraging?
• Welke uitgave moet ik doen voordat het geld van de opdracht binnenkomt?

Bronnen

• Je cashflow verbeteren doe je zo · KVK
• Liquiditeitsbegroting maken · KVK
• Van offerte naar geld op je rekening · KVK