Wanneer is centrale inkoop een voordeel voor jouw eerste vestiging?

De doos die overal bij hoort

Neem een fictieve cadeauwinkel met een herkenbare verpakking voor een kwetsbaar product. Om het artikel mee te kunnen geven heeft de winkel de passende inzetstukken nodig. De verkoopprijs van zo'n inzetstuk speelt nauwelijks een rol in de keuze van de klant. Het ontbreken ervan kan wel betekenen dat de medewerker een cadeau niet zorgvuldig kan inpakken. De ondernemer wil weten hoe vaak deze onderdelen geleverd worden en welke verpakking per bestelling verplicht is.

Hij vraagt ook wie de actuele beschikbaarheid ziet. Toont het bestelsysteem een werkelijk gereserveerde hoeveelheid of alleen dat een artikel in het assortiment staat? Wanneer krijgt de vestiging bericht over een afwijking en wie kan toelichten welke winkel of leverancier nog voorraad heeft? Dit gaat over het dagelijkse functioneren van de centrale route, naast de prijs die op de inkooplijst staat.

Een alternatief moet ook bruikbaar zijn

Stel dat een lokale leverancier een soortgelijk inzetstuk kan leveren. Het lijkt een eenvoudige oplossing, maar maat, materiaal of presentatie kunnen anders zijn. Bovendien kan de formule afspraken hebben over verplichte producten en vooraf te beoordelen alternatieven. Vraag welke informatie nodig is om een alternatief te laten toetsen en hoeveel tijd dat doorgaans in de praktijk vraagt. Veronderstel niet dat een andere inkoopmogelijkheid automatisch is toegestaan.

De kandidaat kan het alternatief ook op een andere manier onderzoeken. Misschien wordt het product tijdelijk enkel afgehaald op het moment dat de juiste verpakking er is. Misschien kan de centrale leverancier een gedeeltelijke levering verzorgen. Leg per mogelijkheid naast elkaar wat de medewerker tegen de klant kan zeggen en wat de ondernemer zelf moet regelen. Een praktisch antwoord kan waardevol zijn, zelfs wanneer het geen lagere eenheidsprijs oplevert.

Kies wat centrale inkoop voor jou moet oplossen

Als je weinig ervaring hebt met het vinden van leveranciers, kan een vaste route goed passen. Als jij vooral snel lokaal wilt kunnen inspelen op wisselende vraag, kan dezelfde route meer afstemming vragen dan je prettig vindt. Welke situatie voor jou zwaar weegt, hangt ook af van opslagruimte, aanloopvolume en de beloofde levertijd aan de klant.

Neem naar een gesprek een normale bestelling en één tekort mee. Vraag de formule beide door haar huidige proces te laten lopen. Dan kun je beoordelen of je voordeel krijgt bij de dingen die jij als starter moeilijk zelf zou organiseren, en weet je tegelijk welke beperkingen gevolgen hebben voor jouw eerste maanden op de werkvloer.

Vragen voor het vervolg

• Welk product zou ik op korte termijn niet kunnen vervangen?
• Welke aanvulmogelijkheid bestaat er voor de kleine aantallen die ik verwacht?
• Wie beslist of een lokaal aangeboden alternatief binnen de formule gebruikt mag worden?

Bronnen

• Franchisenemer worden? Houd hier rekening mee · KVK
• Hoe word je minder afhankelijk van één leverancier of route? · KVK
• Een leverancier vinden bij de start van je eigen bedrijf · KVK