Zie je bij een formule met centrale boekhouding op tijd wat je zelf moet betalen?

Neem de onopvallende rekening uit de stapel

Kies voor een demonstratie een fictieve factuur voor vijf dozen verpakkingsmateriaal. Ze komt op dinsdag binnen en moet over twee weken worden betaald. Vraag per pakket wie het bestand ontvangt, wie de aantallen controleert en wanneer de rekening in jouw overzicht verschijnt. Een boeking kan al zijn geregistreerd terwijl degene die de levering heeft ontvangen nog moet melden dat er een doos ontbreekt. Vraag aan welke status je dat ziet.

Ga in het voorbeeld vervolgens naar de dag waarop de leverancier een correctie voor de ontbrekende doos stuurt. Kun je de correctie naast de eerste rekening terugvinden? Moet je iemand bellen om te weten wat er nu wordt betaald? Een maandrapport met de juiste uiteindelijke cijfers kan prima zijn voor een terugblik. Tijdens een krappe inkoopweek wil jij mogelijk een ander soort inzicht.

Bepaal welke taak je werkelijk wilt overdragen

Schrijf de handelingen eens als werkwoorden op. Inscannen, toewijzen, controleren, goedkeuren, betalen en bespreken kunnen bij verschillende personen liggen. Kies vooral welke beslissingen je wilt blijven nemen. Wie graag de kasplanning zelf bewaakt, kan veel tijd besparen door invoer uit te besteden zolang de actuele documenten toegankelijk zijn. Een ander wil graag dat iemand ook elke week uitlegt waarom de beschikbare ruimte afwijkt van de verwachting.

KVK beschrijft zowel zelfstandig boekhouden als het uitbesteden van de verwerking. De Belastingdienst legt uit waarom een goede administratie nodig is voor aangiften en voor inzicht in de onderneming. Leg naast die basis je eigen vragen over frequentie, toegang en begeleiding. Een landelijke ranglijst van vestigingen vertelt je bijvoorbeeld niet of jouw eigen leverancier de correctie al heeft verwerkt.

Probeer het op een moment dat je vaste contactpersoon vrij is

Vraag aan het einde van de demonstratie hoe je vrijdagmiddag de factuur of het afgesproken betaalmoment kunt terugvinden als de boekhouder niet bereikbaar is. Kan een medewerker zien wat die nodig heeft zonder tegelijk al jouw cijfers te mogen bekijken? Wat kost ondersteuning bij een vraag die buiten de reguliere verwerking valt? Zet het pakket hoger op je lijst wanneer de verdeling van taken overeenkomt met wat jij wilt leren en wanneer je voor een eigen aankoopbesluit zelfstandig de juiste informatie kunt vinden.

Vragen voor het vervolg

• Zie ik op dinsdag de openstaande rekening die vrijdag moet worden betaald?
• Kan ik zelf van een overzicht naar het bijbehorende oorspronkelijke document gaan?
• Hoe meldt de boekhouder dat mijn toelichting op een post ontbreekt?

Bronnen

• Administratie en boekhouden voor ondernemers · KVK
• Houd een goede administratie bij · Belastingdienst
• Liquiditeitsbegroting maken · KVK